Tante RISPOSTE a tante DOMANDE sull'argomento
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Cos'è un documento originale non unico? Documento attraverso il quale si può risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui siano obbligatorie la tenuta e la conservazione, anche se da parte di terzi. Sono inclusi tra questi, ad esempio, quelli considerati originali dallo stesso art. 2214 del codice civile. Torna su |
Esempio di documento originale unico Assegno girato Libro delle delibere assembleari Schede da carburante ( il documento è compilato in una sola copia direttamente dal soggetto che fruisce il rifornimento) Per questi documenti dovrà intervenire un notaio che attesti la conformità delle immagini rispetto al documento cartaceo d'origine. Torna su |
Quali documenti si possono conservare in modalità sostitutiva? Le regole fissate dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004 si applicano alle scritture, ai libri, ai registri e a ogni documento rilevante ai fini tributari. E tra questi l'Agenzia fa rientrare anche i libri sociali ( art. 2421 Codice Civile) libro soci, delle obbligazioni, delle adunanze. Le disposizioni del decreto si estendono alle dichiarazioni fiscali e ai modelli di pagamento F23 ed F24. Torna su |
Dopo aver effettuato il procedimento di conservazione sostitutiva il documento analogico può essere distrutto? Art. 4 comma 4 La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale. Torna su |
Conservazione fatture Il Decreto ministeriale prevede una cadenza almeno quindicinale e, secondo le Entrate la conservazione può essere effettuata anche a intervalli più ravvicinati. Per quanto riguarda le fatture emesse, il termine dei 15 giorni scatta dalla data di emissione. Diverso è il percorso delle fatture ricevute in formato elettronico, da registrare entro il secondo periodo d'imposta successivo a quello in cui è sorto il diritto alla detrazione. In questo caso i 15 giorni decorrono dalla data di registrazione. Sulla conversione in documento informatico delle fatture ricevute su carta il contribuente ha dieci anni per decidere, cioè fino alla scadenza dell'obbligo di conservazione. La distruzione dei documenti su carta è dunque lasciata alla discrezione dei contribuenti ed è possibile solo dopo il completamento della procedura di conservazione digitale. Torna su |
Riferimento temporale Informazione relativa alla data e all'ora di emissione che deve essere associata al documento da conservare. Torna su |
Marca temporale Evidenza di tipo informatico che consente di rendere certa ed opponibile a terzi una determinata data . L'apposizione sull'insieme dei documenti deve essere effettuata a cura del responsabile della conservazione. Il servizio di marcatura è materialmente eseguito da appositi enti cui il responsabile della conservazione deve rivolgersi per ottenere il servizio. Con l'apposizione della marca temporale si ottiene la certezza che il procedimento di conservazione dei documenti sia stato completato in una determinata data e ora. Torna su |
Può il Responsabile della conservazione delegare le proprie attività? I commi 2e 3 dell'art. 5 della deliberazione Cnipa consentono al responsabile della conservazione di delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e a soggetti terzi. Torna su |
Intervento del pubblico Ufficiale L'intervento del pubblico ufficiale, previsto al comma 3 dell'articolo 6 deliberazione Cnipa trova giustificazione nell'esigenza di chiarire la conformità di quanto riprodotto su carta a quanto conservato su supporto di memorizzazione. Il Pubblico Ufficiale è richiesto per i documenti analogici originali unici. Confindustria ritiene che siano unici anche i seguenti documenti: scheda carburante e libro delle delibere assembleari, nonché cartelle cliniche. Torna su |
Chi è il responsabile della conservazione? II responsabile della conservazione si vede attribuiti compiti cruciali in ragione del controllo e della supervisione che attua sull'intero procedimento di conservazione sostitutiva. Si tratta di una figura prevista sia in ambito pubblico sia privato per garantire la corrispondenza dei documenti archiviati agli originali ( salvo il caso in cui è previsto l'intervento del pubblico Ufficiale) e la conformità del procedimento ai requisiti normativi a tutela dell'autenticità, dell'integrità e della disponibilità nel tempo del patrimonio informativo dell'organizzazione. I risvolti civili e amministrativi della conservazione dei documenti comportano in ogni caso criteri di designazione formali ( incarico scritto ). Torna su |
Qual’é il supporto per la conservazione? Art. 8 deliberazione Cnipa . E' data facoltà alle Pubbliche amministrazioni e ai privati ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzare, nei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione. Torna su |
Ho concluso la conservazione sostitutiva del libro giornale e mi sono accorto che ho sbagliato. Posso rifare il processo? Si. Torna su |
E' vero che la fattura inviata come allegato e-mail (senza riferimento temporale e firma digitale) è una fattura analogica e non elettronica? Si e, sia l'emittente sia il ricevente, la dovranno stampare su carta e conservare di conseguenza. Torna su |
Si possono distruggere gli archivi cartacei pregressi al decreto ministeriale 23 gennaio 2004 dopo aver effettuato il procedimento di conservazione? Si, sotto il profilo giuridico, va evidenziato che la norma che ha introdotto la facoltà di conservare su supporto elettronico i documenti fiscalmente rilevanti, è l'art. 7 bis del dl 357 del 10/06/1994, norma che necessitava di una regolamentazione di dettaglio per la sua applicazione. Ciò detto si ritiene possibile la conservazione elettronica della documentazione tributaria dal momento di entrata in vigore del D. L.357/94 che ha istituito tale possibilità, e non dalla data di emanazione del decreto ministeriale 23 gennaio 2004, il quale assolve in realtà ad esigenze di carattere tecnico e procedurale. In definitiva, la procedura di conservazione digitale, riferita sia ai documenti sia alle scritture analogici rilevanti ai fini tributari( con la conseguente possibilità di distruggere l'originale cartaceo) può essere validamente esperita anche per i documenti formatisi ed esistenti prima dell'entrata in vigore del decreto ministeriale. ( risposta dell'agenzia al nostro interpello ) Torna su |
Cosa garantisce la firma digitale? La certezza della provenienza e dell'integrità ( nella fase di trasmissione e conservazione ) di un documento informatico. Torna su |
Posso conservare il libro giornale in formato digitale e il registro IVA su carta? Si, in quanto sono due tipologie di documenti distinti. Torna su |
Il manuale della conservazione sostitutiva è obbligatorio? No, non è obbligatorio e neanche previsto,ma consigliabile in quanto tutela sia il responsabile della conservazione nei confronti dell'azienda sia l'azienda nei confronti di eventuali controlli. Torna su |
Può il responsabile della conservazione essere una persona giuridica? NO, La firma digitale sarà sempre di una persona fisica legale rappresentante. Torna su |
Qual è la cadenza con la quale il Responsabile della Conservazione deve verificare l'effettiva leggibilità dei documenti conservati? Il Responsabile della Conservazione sostitutiva dovrà verificare con cadenza non superiore a 5 anni l' effettiva leggibilità dei documenti conservati. Torna su |
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